Welcome To My World: tugas perencanaan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perencanaan adalah suatu proses pengembangan dan pengkoordinasian secara menyeluruh dari apa yang sudah ada sekarang untuk menjadi lebih baik agar dapat mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Ada empat perencanaan, yaitu untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial, untuk mengurangi ketidakpastian, untuk meminimalisir pemborosan, dan untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian.

Adapun fungsi perencanaan yang dilihat dari empat aspek, yaitu Kontribusi pada tujuan, keutamaan perencanaan, penembusan rencana, dan efisiensi perencanaan.

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.Sasaran sering pula disebut tujuan.

Kegagalan beberapa manajer untuk mengenali berbagai macam rencana seringkali menyebabkan kesulitan / hambatan dalam membuat perencanaan yang efektif. Tipe – tipe rencana diklasifikasikan menjadi beberapa macam antara lain : tujuan atau misi, obyek, strategi, kebijakan, prosedur, peraturan, program dan dana.

Didalam kebijakan sering terjadi kesalahpahaman,oleh karena itu,harus dibuat proses manajemen yang menarik. Contohnya : Memberikan penyediaan, Hiburan, Bekerja diluar lapangan, dan Penghargaan.

1.2 Tujuan Penelitian

Berdasarkan uraian diatas maka tujuan penelitian yaitu:

1.2.1 Untuk mengetahui definisi Perencanaan.

1.2.2 Untuk mengetahui elemen-elemen Perencanaan.

1.2.3 Untuk mengetahui bagaimana Perencanaan di dalam organisasi.

1.3 Rumusan Masalah

Pada permasalahan ini kami akan menjabarkan pokok-pokok pembahasan :

1.3.1 Definisi Perencanaan

1.3.2 Tujuan Perencanaan

1.3.3 Tipe-tipe Perencanaan.

1.4 Metode Penulisan

1.4.1 Metode Pengumpulan Data

Dalam penyusunan makalah ini, kami berusaha untuk memperoleh data dan informasi dari berbagai sumber dan dalam proses pencarian data serta informasi, kami menggunakan metode sebagai berikut:

1.4.2 Metode Study Pustaka

Dalam metode ini, kami mencari informasi di berbagai buku yang ada di perpustakaan.

1.5 Sistematika Kerja

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakana

1.2 Tujuan Penulis

1.3 Rumusan Maalah

1.4 Metode Penulisan

1.5 Sistematika Penulisan

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Definisi Perencanaan

2.2 Tujuan Perencanaan

2.3 Fungsi Perencanaan

2.4 Elemen Perencanaan

2.5 Tipe-tipe Perencanaan

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan

3.2 Saran

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses yang melibatkan penentuan sasaran atau tujuan organisasi, menyusun strategi yang menyeluruh untuk mencapai sasaran yang ditetapkan, dan mengembangkan hierarki rencana secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan. Maksud dari perencanaan adalah untuk memberikan arah, mengurangi dampak perubahan, memperkecil pemborosan, dan untuk menentukan standar yang digunakan dalam pengendalian (Robbins dan Coulter, 1999, p200).

Perencanaan juga merupakan sebuah analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam mengembangkan sebuah rencana kegiatan (Ward, 2002, p69).

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Jadi dapat disimpulkan, perencanaan adalah suatu proses pengembangan dan pengkoordinasian secara menyeluruh dari apa yang sudah ada sekarang untuk menjadi lebih baik agar dapat mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

2.2 Tujuan Perencanaan

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan yaitu :

1. Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

2. Untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

3. Untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

4. Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian.

Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

2.3 Fungsi perencanaan

Fungsi perencanaan dapat dilihat dari 4 aspek utama:

1. Kontribusi pada tujuan.

Tujuan semua perencanaan adalah memfasilitasi perusahaan dalam mencapai semua tujuannya. Merupakan prinsip utama dalam mencapai tujuan bersama perusahaan.

2. Keutamaan perencanaan.

Perencanaan adalah perintah yang berfungsi untuk melakukan eksekusi berjalannya fungsi manajemen. Walaupun perencanaan juga bersifat aksi, tapi juga bisa menunjang tujuan bersama perusahaan. Selain itu perencanaan harus dibuat sebelum fungsi manajemen yang lain. Tentu saja semua fungsi harus juga direncanakan agar berjalan secara efektif.

Perencanaan dan pengawasan tidak bisa dipisahkan. Kegiatan yang tidak direncanakan tidak dapat direncanakan, kontrol mengikuti jalur – jalur yang ada pada perncanaan.

3. Penembusan rencana.

Perencanaan merupakan fungsi dari manajer, meskipun karakter dan pelaksanaannya dari perencanaan bermacam – macam tergantung dengan otoritas dan kebijakan alami serta dibatasi oleh kekuatan. Hal tersebut secara virtual tidak mungkin untuk membatasi dari lingkupan pilihan perencanaan.

Pengenalan terhadap penembusan perencaaan melangkah jauh dalam mengklarifikasi pada bagian dari sejumlah siswa yang mempelajari ilmu manajemen menuju pembedaan antara pembuatan kebijakan (penyiapan penuntun untuk berfikir dalam membuat keputusan) dan pekerja administrasi, atau antara manajer dan pekerja administrasi atau pengawas. dikarenakan delegasi autoritas atau posisinya dalam organisasi, mungkin membutuhkan lebih banyak perencanaan atau perencanaan yang lebih penting dibandingkan yang lain, atau perencanaannya mungkin lebih mendasar dan lebih aplikatif pada porsi yang luas terhadap perusahaan / swasta dibanding terhadap yang lain. Bagaimanapun juga, semua rencana manajer - dari presiden hingga pengawas -. dibatasi oleh prosedur – prosedur garis pandu yang jelas dan tegas.

4. Efisiensi perencanaan.

Efisiensi terhadap rencana diukur menurut kontribusi sejumlah rencana terhadap beberapa tujuan dan obyektivitas sebagai hasil dari pengeluaran biaya dan kosekuensi lain yang diperlukan untuk merumuskan dan menjalankannya. Konsep efisiensi ini mempunyai implikasi terhadap rasio normal daripada pemasukan dan pengeluaran.

Banyak manajer memiliki berbagai recana yang mungkin tidak efisien jika biaya yang dikeluarkan lebih besar dari pada hasil yang dicapai. Rencana mungkin juga tidak efisien dalam mencapai obyek bila membahayakan kepentingan/kepuasan kelompok.

2.4 Elemen perencanaan

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).

1. Sasaran.

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).

Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.

2. Rencana.

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.

2.5 Tipe – tipe Rencana

1. Tujuan atau Misi

Bila diartikan secara menyeluruh, setiap macam kelompok organisasi dalam operasinya memiliki setidaknya tujuan atau misi menurut bidangnya masing – masing. Kadang – kadang sulit dibedakan antara tujuan dan misi. Adalah nyata bahwa pada beberapa bisnis atau perusahaan sulit membedakan secara spesifik antara tujuan dan misi. Sangat sulit untuk mendefinisikan secara jelas tujuan atau misi yang diperlukan dalam usaha memformulasikan obyek yang direncanakan. Beberapa pebisnis tidak pernah menentukan secara jelas apa tujuan dan misi bisnis atau organisasi mereka. Kebanyakan para pebisnis kesulitan untuk menjawab pertanyaan, kita mempunyai bisnis apa dan apa yang seharus nya kita lakukan

Pendekatan – pendekatan yang benar sangat diperlukan, pertama mereka menentukan siapakah pelanggan mereka dan apa harapan mereka ? Dasar dari obyek adalah menyelesaikan aktivitas, pada sasaran yang tepat, pencapaian gol dan penyelesaian misi.

2. Obyek atau Gol

Obyek tidak hanya penentuan dari titik akhir perencanaan, tetapi juga tujuan akhir dari pengorganisasian, staff, kepemimpinan dan pengontrolan. Obyek perusahaan mendasari obyek dari rencana firma, departement mungkin juga memiliki obyek. Gol yang mereka capai secara alami harus memberikan kontribusi kepada obyek perusahaan, akan tetapi gol antara perusahaan dan departemen mungkin berbeda.

3. Strategi

Strategi seringkali merupakan program umum dari aksi dan berimplikasi terhadap penekanan dan sumber daya untuk mencapai obyek. Antoni mengartikannya sebagai proses memutuskan / menentukan obyek dari sebuah organisasi, pada perubahan terhadap beberapa obyek, pada sumber daya untuk mencapai obyek dan pada kebijakan yang digunakan sebagai perintah, menggunakan dan memindahkan sumber daya. Chandler mengartikan strategi sebagai determinasi daripada dasar jangka panjang gol dan obyek perusahaan, serta mengadopsi kursus – kursus aksi dan penempatan dari sumber daya yang diperlukan untuk mencapai gol.

Tujuan dari strategi adalah menentukan dan mengkomunikasikan, melalui sistem – sistem tentang tujuan yang utama dari obyek dan kebijakan. Mereka tidak menentukan garis batasan yang jelas bagaimana perusahaan mencapai obyek. Tetapi mereka memberikan gambaran kerja yang jelas sebagai pemandu perusahaan untuk berpikir dan beraksi. Gambaran ini sangat digunakan dalam pelaksanaan dan penting untuk memandu rencana yang dilakukan.

4. Kebijakan

Kebijakan adalah suatu aturan tertulis hasil keputusan formal organisasi,yang mengatur nilai perilaku seluruh komponan dalam organisasi.

Didalam kebijakan sering terjadi kesalahpahaman,oleh karena itu,harus dibuat proses manajemen yang menarik.

Contohnya :

a. Memberikan penyediaan.

b. Hiburan.

c. Bekerja diluar lap.

d. Penghargaan.

Tahapan kebijakan agar menjadi sukses yakni melalui:Presiden(pimpinan) Lingkup kekuasaan presiden Lingkup manajer.

5. Prosedur

Prosedur adalah rencana yang digunakan sebagai metode untuk aktivitas yang akan dilakukan kedepannya.

6. Peraturan

Peraturan adalah rencana yang digunakan untuk melengkapi aksi/tindakan seperti rencana lain,pilihan dari alternatif lain.aturan seharusnya dibuat dengan hati-hati untuk menjalankan kebijakan dan aturan tersebut bersifat mengikat untuk mencapai suatu tata nilai baru.

7. Program-program

Program-program adalah tujuan yang rumit, mengawasi, cara-cara,peraturan, memberikan tugas, langkah-langkah yang dilakukan, respek untuk bekerja, dan kebutuhan elemen lain untuk mendapatkan jalan keluar dari tindakan.

Jarang ditemukan program dari banyak kepentingan usaha direncanakan berada pada dirinya sendiri.Ini biasanya sebuah bagian sistem komplek dari program-program, bergantung diatas dan mempengaruhi yang lainnya. Saling ketergantungan ini dari bagian-bagian membuat perencanaan sangat sulit. Hasil dari kemiskinan atau diantara program ketrgantungan jarang dipisahkan, untuk rencana yaitu sama kuat atau menyambung yang lemah.Perencanaan kordinasi memaksa luar biasa cepat keahlian managerial.Ini sesungguhnya penerapan paling susah yang memaksa dari sistem pemikiran dan tindakan.

8. Anggaran Belanja/dana

Anggaran belanja sebagai perencanaan adalah sebuah pernyataan yang dinantikan,hasil diutamakan pada hubungan-hubungan menurut angka.

Perencanaan anggaran belanja sangat mempertimbangkan pada kecermatan,batas dari rincian dan cara-cara membangun anggaran belanja. Banyak anggaran belanja membuat berbeda dengan level-level kemungkinan dari pengeluaran perusahaan,ini disebut anggaran belanja “faktor tak tetap” atau “mudah dibengkokkan”.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.

Perencanaan dan pengawasan tidak bisa dipisahkan. Kegiatan yang tidak direncanakan tidak dapat direncanakan, kontrol mengikuti jalur – jalur yang ada pada perncanaan.

google.com