Layout

BAB IV

KONTROL DAN EFISIENSI PERKANTORAN

(OFFICE CONTROL AND EFFICIENCY)

A.    PERANAN DAN SISTEM PERKANTORAN

1.      Kontrol Perkantoran (Office Control)

Para ahli memiliki definisi tersendiri dalam memberi definisi untuk suatu pengertian. Untuk menjelaskan definisi tentang sebuah makna kata konsep, para ahli juga memiliki pandanagan yang berbeda. Berikut ini adalah definisi pengertian definisi konsep menurut para ahli:

a.    Woodruff (dalam Amin, 1987) menjelaskan Pengertian Konsep menjadi 3 yaitu:

1).    Konsep dapat didefinisikan sebagai suatu gagasan/ide yang relatif sempurna dan bermakna

2).    Konsep merupaka suatu pengertian tentang suatu objek,

3).    Konsep adalah produk subjektif yang berasal dari cara seseorang membuat pengertian terhadap objek-objek atau benda-benda melalui pengalamannya (setelah melakukan persepsi terhadap objek/benda).

Pada tingkat konkrit, konsep merupakan suatu gambaran mental dari beberapa objek atau kejadian yang sesungguhnya. Pada tingkat abstrak dan komplek, konsep merupakan sintesis sejumlah kesimpulan yang telah ditarik dari pengalaman dengan objek atau kejadian tertentu.

b.   Dari wikipedia bahasa Indonesia dijelaskan bahwa Konsep merupakan abstrak, entitas mental yang universal yang menunjuk pada kategori atau kelas dari suatu entitas, kejadian atau hubungan. Pengertian Konsep sendiri adalah universal di mana mereka bisa diterapkan secara merata untuk setiap extensinya. Konsep juag dapat diartikan pembawa arti.

c.    Pengertian Konsep sendiri adalah universal di mana mereka bisa diterapkan secara merata untuk setiap extensinya. Konsep juga dapat diartikan pembawa arti.

d.   Soedjadi mendefinisikan konsep adalah ide abstrak yang digunakan untuk menagadakan klasifikasi atau penggolongan yang apad umumnya dinyatakan dengan suatu istilah atau rangakaian kata.

e.    Bahri menjelaskan konsep adalah satuan ahli yang mewakili sejumlah objek yang mempunyai ciri yang sama.

2.      Efisiensi Perkantoran

a.    Definisi perkantoran

Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.

Menurut para ahli Efisiensi adalah :

1).    menurut Mulyamah (1987;3) yaitu:

“Efisiensi merupakan suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataam lain penggunaan yang sebenarnya”

2).    menurut SP.Hasibuan (1984;233-4) yang mengutip pernyataan H. Emerson adalah:

“Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan.”

b.      Asas – Asas Efisiensi

1). Asas perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan dimuka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam mencapai suatu tujan. Perwujudan azas ini dalam bidang tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman berikut :

(a)    Pedoman tentang maksud warkat, setiap warkat yang diciptakan dan di pelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata. Kegunaannya yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat dalam bidang penerangan, hukum administrasi, keilmuan / penelitian, pendidikan, dan sejarah / dokumentasi.

(b)   Pedoman tentang penetapan prosedur,

(c)    Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha.

(d)   Pedoman tentang perencanaan formulir

1)      Asas penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yangsukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut :

(1)   Pedoman tentang tatacara.

(2)   Pedoman tentang perlengkapan tata usaha.

(3)   Pedoman tentang pengorganisasian tata usaha

2)        Asas penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakain benda – benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang besangkutan menjadi tidak mahal. Asas ini dapat di laksanakan dalam pedoman – pedoman berikut :

a.       Pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan

b.      Pedoman tentang kebutuhan warkat

c.       Pedoman tentang mekanisme tatausaha.

3)      Asas penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan langkah – langkah atau kegiatan – kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang di anggap kuarang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam pedoman berikut:

1.      Pedoman tentang peniadaan gerak – gerak dalam pekerjaan

2.      Pedoman tentang penghapusan tembusan – tembusan atau warkat

4)      Asas penggabungan

Berarti mempersatukan pekerjan – pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda – benda yang mungkin di kerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu.

B.     PENGERTIAN DAN LINGKUNGAN PEKERJAAN PERKANTORAN

1.      ciri-ciri kantor adalah sebagai berikut :

a.       Tempat atau bangunan yang berfungsi sebagai tempat berlindung yang bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada di tempat itu.

b.      Jenis kegiatan yang dilakukan umumnya tulis menulis, komunikasi, dan dokumentasi.

c.       Terdapat alat-alat kerja seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin ganda, mesin penghancur kertas, dan lain-lain, serta dilengkapi dengan peralatan kantor lainnya seperti meja, kursi, buku, rak buku, dan fasilitas kerja seperti listrik, lampu, AC, air dan telepon.

Dapat disimpulkan bahwa kantor atau tata usaha merupakan suatu tempat atau ruangan yang dipergunakan untuk melakukan kegiatan administrasi dengan menggunakan berbagai peralatan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

2.      Kegiatan pekerjaan perkantor

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a.      Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.

b.      Membuat rekening

c.      Surat-menyurat, mendikte, mengetik

d.     Menyimpan warkat

e.      Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.

f.        Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos

g.      Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat

h.      Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh

i.        Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.

j.         Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.

3.      Macam – macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam yaitu :

1)     Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi, Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.

2)     Segala macam pekerjaan yang bersifat registras, Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.

3)     Segala macam pekerjaan komputasi, Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.

4)     Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi, Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.

C.     KONSEPSI TATAUSAHA SEBAGAI PEKERJAAN PERKANTORAN

1.      Pengertian Tata Usaha

Tata usaha (kantor) adalah tempat/gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasitilas penunjang. Sehingga, dalam pengertian sehari-hari, kantor dapat diberikan kepada beberapa tempat sagai berikut :

a.       Ruang kerja

b.       Pusat kegiatan untuk mengatur bisnis dalam sebuah perrrusahaan

c.        Badan usaha, instansi pemerintah, dan lain-lain.

Pengertian kantor menunjukkan tempat untuk melaksanakan kegiatan sehingga pengertian ini dapat dikatakan pengertian kantor secara statis. Sedangkan, pengertian kantor dalam arti dinamis adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat untuk menghimpun, mencatata, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan berbagai informasi yang diperlukan dalam suatu organisasi.

2.      Fungsi – Fungsi Kegiatan Tata Usaha ada 6 :

                                                1)      Menghimpun : kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang di perlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara.

                                                2)      Mencatat : keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar.

                                                3)      Mengola : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.

                                                4)      Menggandakan : keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.

                                                5)      Mengirim : kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang telah digandakan kepada pihak yangmemerlukan dengan menggunakan bernagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya.

                                                6)      Menyimpan : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.

Dengan mengerjakan 6 tugas pokok ketatausahaan di atas maka tata usaha mempunyai peran penting dalam menyidiakan informasi untuk melayani kebutuhan organisasi. Peran tata usaha dalam kehidupan berorganisasi adalah melayani, menyediakan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan dengan tulis menulis, seperti mengisi formulir, menangani surat masuk dan surat keluar, mngersipkan dokumen-dokumen penting, mengetik (membuat naskah), mengurus kepegawaian seperti absensi kehadiran dan kenaikan pangkat, mengurus keuangan, mengurus perlengkapan kantor, menggandakan, dan membuat laporan. Sedangkan, pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah kegiatan kantor yang tdak berhubungan dengan kegiatan tulis menulis seperti pelayanan keamanan, pekerjaan office boy,  memelihara gedung kantor, penerimaan tamu, dan penerimaan telepon.

kantor di mana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ugin mencapai suatu tujuan. Jadi, pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam sesuatu organisasi maupun tentu dilaksanakan tata usaha.

3.      Rincian Tugas Tata Usaha

a.      Kepala TU

1)      Menyusun program Tata Usaha

2)      Membantu mengelola keuangan sekolah

3)      Membagi tugas Tata usaha dan pembantu pelaksana

4)      Membina dan pengembangan karier pegawai Tata Usaha sekolah

5)      Memberi penilaian hasil kerja Karyawan sekolah

6)      Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan sekolah

7)      Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan sekolah secara berkala

b.      Sie Sarana/Prasarana ( Inventaris )

a)      Membuat daftar kebutuhan barang

b)      Mencatat barang yang masuk ke buku penerimaan

c)      Menyimpan dokumen barang inventaris

d)     Mencatat barang inventaris ke buku induk inventaris

e)      Memberikan nomor kode barang inventaris

f)       Membuat daftar barang inventaris tiap ruang

g)      Menyimpan, merawat, dan memperbaiki barang inventaris

h)      Mencatat barang yang diperbaiki ke dalam buku perawatan

i)        Mencatat barang yang rusak berat, rusak ringan ke dalam buku keadaan barang

j)        Mengusulkan penhapusan barang inventaris

k)      Pelayanan penggunaan barang inventaris

l)        Laporan inventaris barang secara berkala

c.      Sie Perpustakaan

(1)   Membuat program kerja dan bahan perpustakaan yang dibutuhkan.

(2)   Mencatat penerimaan buku perpustakaan.

(3)   Membuat kartu katalog, nomor punggung, kantong buku, kartu pinjam, kartu anggota.

(4)   Menata buku sesuai klasifikasi.

(5)   Melayani peminjaman buku.

(6)   Membuat laporan dan statistik perkembangan jumlah buku, judul, peminjam, pengunjung, dsb.

(7)   Membuat pengumuman pelayanan perpustakaan.

(8)   Merawat buku dan bahan pustaka lainnya.

(9)   Mengusulkan penghapusan buku-buku yang tidak terpakai atau rusak.

d.     Sie Keuangan / Pemegang Kas Cabang ( PKC )

(a)    Membuat Usulan kebutuhan belanja rutin ( DUKDA ).

(b)   Menyusun Penilaian Kinerja Bulanan.

(c)    Merekap daftar hadir Guru dan Pegawai.

(d)   Mengambil dan menyimpan dana rutin.

(e)    Membayar belanja dari dana rutin.

(f)    Membuat SPJ penggunaan dana rutin.

(g)   Mengambil dan membayarkan gaji dan kesra guru dan karyawan.

(h)   Membukukan semua keuangan rutin, gaji dan kesra.

(i)     Membuat LPJ keuangan

e.      Sie Keuangan / Pembantu Bendahara Komite

1)      Menerima IPDB/iuran

2)      Membantu mengerjakan pembukuan Komite

3)      Pengetikan surat-surat

f.       Sie Keuangan / Penerimaan Iuran Komite Sekolah

a)      Menerima iuran dari siswa

b)      Mencatat pada buku penerimaan

c)      Mencatat pada daftar nama kelas

d)     Merekap penerimaan harian

e)      Menyetorkan pada bendahara

g.      Sie Kepegawaian

(1)              Mengumpulkan data kepegawaian guru dan karyawan.

(2)              Memasukkan data kepegawaian ke buku induk pegawai.

(3)              Membuat SK pembagian tugas guru dan Karyawan.

(4)              Membuat analisa kebutuhan guru dan karyawan.

(5)              Membuat DUK tahunan.

(6)              Membuat data statistik keberadaan guru dan karyawan.

(7)              Membuat DP3 tahunan.

(8)              Membuat buku kontrol kenaikan pangkat dan gaji berkala.

(9)              Mengusulkan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala, serta tanda penghargaan pengabdian.

(10)          Membuat rekapitulasi kehadiran guru dan karyawan.

(11)          Pelayanan umum administrasi kepegawaian.

(12)          Membuat laporan kepegawaian sesuai permintaan dinas atau secara berkala.

h.      Sie Kesiswaan

1)      Mengumpulkan data siswa

2)      Membuat daftar nama siswa

3)      Membuat nomor induk siswa

4)      Mencatat nilai rapor dan nilai ujian ke buku induk siswa

5)      Mencatat mutasi siswa masuk dan keluar

6)      Mencatat perkembangan belajar siswa dan lulusan yang diterima di PT, bekerja

7)      Membuat ststistik keadaan siswa

8)      Membuat laporan bulanan

9)      Mengumpulkan data siswa peserta ujian akhir

10)  Merekap kehadiran siswa

11)  Membuat usulan siswa masuk PTN melalaui jalur minat dan bakat

12)  Mencatat hasil belajar siswa ke buku induk

13)  Menyiapkan upacara bendera

i.        Sie Perpustakaan

a)      Membuat program kerja dan bahan perpustakaan yang dibutuhkan

b)      Mencatat penerimaan buku perpustakaan

c)      Membuat kartu katalog, nomor punggung, kantong buku, kartu pinjam, kartu anggota

d)     Menata buku sesuai klsifikasi

e)      Melayani peminjaman buku

f)       Membuat laporan dan statistik perkembangan jumlah buku, judul, peminjam, pengunjung, dsb.

g)      Membuat pengumuman pelayanan perpustakaan

h)      Merawat buku dan bahan pustaka lainnya

i)        Mengusulkan penghapusan buku-buku yang tidak terpakai atau rusak

j)        Komputerisasi Buku Perpustakaan

k)      Menyususn program perpustakaan

l)        Penghapusan buku yang sudah kadaluarsa.

j.        Agenda dan Arsip

1)      Mengagendakan surat masuk dan surat keluar

2)      Membuat lembar disposisi pada surat masuk

3)      Menyimpan atau mengarsipkan surat masuk dan keluar pada file sesuai kelompok / klasifikasi surat

4)      Mengarsipkan dan merawat keutuhan dokumen sekolah

5)      Pelayanan surat-menyurat

6)      Menulis papan Statistik

7)      Pengetikan surat-surat

k.      Administrasi Kurikulum dan SAS

a)      Mengetik adm sekolah

b)      Mengetik Adm Kurikulum (nilai dsb)

c)      Melayani adm. Kesiswaan

(1)   Surat keterangan siswa.

(2)   Surat izin siswa.

(3)   Surat rekomendasi.

D.    PERANAAN DAN PERINCIAN  TATAUSAHA

1.      Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:

a.       Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

b.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

c.       Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu.

Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.

Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yan tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk keperluan informasi juga bertalian dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi control.

Akhirnya tata usaha juga menpunyai peranan melancarkan dan perkembangan suatu sekolah dalam keseluruhanya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

2.      Agar konsep tentang manajer menjadi lebih jelas, berikut ini diuraikan secara terperinci apa tugas-tugas penting yang dilakukan manajer :

a.       Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain.

Istilah “orang” mencakup tidak hanya para bawahan dan atasan, tetapi juga manajer-manajer lainnya dalam organisasi. Disamping itu, “orang” juga termasuk individu-individu dari luar organisasi, langganan, penyedia (supplier), konsumen atau langganan, pengurus serikat karyawan, pejabat dan karyawan kantor-kantor pemerintah dan sebagainya.

b.      Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas - prioritas.

Setiap manajer akan menghadapi sejumlah tujuan, masalah dan kebutuhan organisasional yang semuanya ini bersaing untuk memperebutkan sumberdaya-sumberdaya organisasi (manusia, material atau bahkan waktu manajer). Karena berbagai sumberdaya tersebut selalu terbatas, manajer harus menjaga keseimbangan di antara berbagai tujuan dan kebutuhan organisasional.

c.       Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan.

Para manajer ditugaskan untuk mengelola pekerjaan-pekerjaan tertentu secara sukses. Mereka biasanya dievaluasi atas dasar seberapa baik mereka mengatur tugas-tugas yang harus diselesaikan. Lebih lanjut, manajer juga bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan para bawahannya. Sukses atau kegagalan bawahan adalah cerminan langsung sukses atau kegagalan manajer.

d.      Manajer harus berpikir secara analisis dan konseptual.

Untuk menjadi pemikir yang analisis, manajer harus mampu merinci dan memisah-misahkan suatu masalah menjadi komponen-komponen masalah, menganalisa komponen-komponen tersebut, dan kemudian mencari penyelesaian yang layak (feasible) dengan akurat. Dan yang lebih penting bagi manajer adalah menjadi pemikir konseptual, yang mampu memandang keseluruhan tugas dan mengkaitkan suatu tugas dengan tugas-tugas lain.

e.       Manajer adalah seorang mediator.

Organisasi terdiri dari orang-orang, dan kadang-kadang mereka saling tidak bersetuju atau saling bertentangan. Bila hal itu terjadi dalam suatu unit kerja atau organisasi, maka bisa menurukan semangat kerja dan produktivitas, atau bisa merusak suasana kerja, atau bahkan para karyawan yang cakap bisa meninggalkan organisasi. Kejadian-kejadian seperti ini menuntut peranan manajer sebagai mediator (penengah).

f.       Manajer adalah seorang politisi.

Seperti apa yang dilakukan politisi dalam mengkampanyekan program-programnya, manajer harus mengembangkan hubungan-hubungan baikm untuk mendapatkan dukungan atas kegiatan-ekgiatan usulan-usulan atau keputusannya. Setiap manajer yang efektif “memainkan politik” dengan mengembangkan jaringan kerjasama timbale balik dengan para manajer lain dalam organisasi.

g.      Manajer adalah seorang diplomat

Manajer mungkin harus berperan sebagai wakil (representative) resmi kelompok kerjanya pada pertemuan-pertemuan organisasional. Manajer juga mungkin mewakili organisasi dalam berurusan dengan kontraktor, langganan, pejabat pemerintah atau personalia organisasi lain.

h.      Manajer mengambil keputusan-keputusan sulit Organisasi selalu menghadapi banyak masalah (misalnya, kesulitan financial, masalah personalia, dan sebagainya). Manajer adalah seorang yang diharapkan dapat menemukan pemecahan berbagai masalah sulit dan mengambil keputusan yang akurat.

Seorang manajer adalah apa yang dilakukan manajer, dan manajer tentu saja melakukan banyak hal yang berbeda. Begitu banyak dalam kenyataannya, sehingga berbagai peranan dan kegiatan yang telah diuraikan di atas hanya merupakan sebagian saja untuk melengkapi pembahasan tentang pengertian manajer, berikut akan diuraikan berbagai kegiatan dan peranan yang dilakukan manahjer dari sisi pandang lain.

E.     PERENCANA DAN SISTEM PERKANTORAN

1.      Pengertian Sistem perkantoran

Kata Sistem awalnya berasal dari bahasa Yunani (sustēma) dan bahasa Latin (systēma). Berikut ini ada beberapa pengertian sistem yang diambil dari berbagai sumber:

a.       sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang saling berinteraksi, saling terkait, atau saling bergantung membentuk keseluruhan yang kompleks.

b.      Kesatuan gagasan yang terorganisir dan saling terikat satu sama lain.

c.       Kumpulan dari objek atau fenomena yang disatukan bersama untuk tujuan klasifikasi atau analisis.

d.      Adanya suatu kondisi harmonis dan interaksi yang teratur.

Dalam definisi yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan objek/benda yang memiliki hubungan diantara mereka. Biar lebih jelas, mari kita lihat contoh berikut ini. Contoh konkret dari sebuah sistem diantaranya:

(1)   Organ tubuh manusia yang membentuk beragam sistem. Sistem pernafasan, sistem pencernaan, sistem eksresi, sistem saraf, sistem kerangka, dll.

(2)   Komponen elektronik komputer yang membentuk sistem komunikasi, sistem perangkat lunak, sistem perangkat keras, sistem jaringan, dll.

(3)   Rakyat Indonesia yang membentuk beragam sistem di Negara kita. Sistem pemerintahan, sistem keamanan, sistem hukum, sistem kebudayaan, dll.

(4)   Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Contohnya adalah sistem komputer terdiri dari  software, hardware , brainware sedangkan  system dalam perkantoran terdiri dari karyawan, pemimpin, perbekalan.

2.      Karakteristik   sistem  perkantoran yaitu:

a.       komponen / elemen (component),

Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi , artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen – komponen dari suatu sistem biasanya dikenal dengan subsistem.  Subsistem ini mempunyai sifat-sifat dari sistem itu sendiri dalam menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.  Suatu sistem juga mempunyai sistem yang lebih besar  yang dikenal            dengan            Suprasistem. Contohnya adalah jika suatu perusahaan dipandang sebagai suatu sistem , maka industri akan dipandang sebagai Suprasistem.

b.      batas sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan adanya batas sistem ini maka sistem dapat membentuk suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Dengan kata lain batas sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dari sistem / subsistem itu sendiri. Contohnya adalah sistem keuangan terdiri dari sistem akuntansi, kasir , administrasi keuangan, personalia.

c.       lingkungan luar sistem (environment),

Segala sesuatu diluar dari batas sistem yg mempengaruhi operasi dari suatu sistem disebut Lingkungan luar sistem (environment). Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan. Lingkungan luar yang bersifat menguntungkan harus dipelihara dan dijaga agar tidak hilang pengaruhnya, sedangkan lingkungan yang bersifat merugikan harus dimusnahkan dan dikendalikan agar tidak mengganggu operasi dari      sistem.

d.      penghubung (interface),

Penghubung Sistem merupakan suatu media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya untuk membentuk satu kesatuan, sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem lainnya. Dengan kata lain melalui penghubung ini output dari suatu subsistem akan menjadi input sari subsistem lainnya.

e.       masukan (input),

Energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem disebut input. Masukan ini dapat berupa masukan perawatan ( maintenance input ) Yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem itu dapat beroperasi. Contohnya adalah program untuk mengoperasikan komputer. Masukan sinyal (signal input). Yaitu energi yang diproses untuk diperolehnya suatu keluaran. Contohnya adalah  data.

f.        pengolah (process),

Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah input menjadi output.  Contohnya adalah CPU pada komputer , bagian produksi yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi, bagian akuntansi yang mengolah data transaksi menjadi laporan – laporan keuangan.

g.        keluaran (output),

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah. Keluaran ini dapat diklasifikasikan sebagai:

1)      Keluaran yang berguna .Contoh : Informasi yang dikeluarkan oleh computer

2)      Keluaran yang tidak berguna yang dikenal sebagai sisa pembuangan . Contoh : panas yang dikeluarkan oleh komputer.

h.        Sasaran

Setiap sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan. Dengan kata lain, suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya.

3.      Klasifikasi Sistem Perkantoran :

Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a.      sistem abstrak (abstract system ) , sistem ini merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik, karena hanya berupa pemikiran atau ide-ide.  Contoh : Sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan Tuhan dengan manusia.

b.      sistem fisik (physical system), sistem fisik merupakan sistem yang tampak secara fisik sehingga setiap mahluk dapat melihatnya. Contoh : sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi.

c.       Sistem alamiah (Natural System) , sistem alamiah ini adalah sistem yang terjadi dari proses – proses alam dalam arti tidak dibuat oleh manusia.
Contohnya adalah Sistem Geologi terdiri dari sungai, pegunungan.

d.     Sistem buatan manusia (Human made system), sistem ini merupakan sistem yg dirancang & didisain oleh manusia. Contoh : Sistem Informasi – manusia – computer, Man – machine system / human-machine system. Interaksi antara manusia       dan      mesin.

e.      Sistem Deterministik (Deterministic System ), sistem yg beroperasi dengan tingkah laku yg dapat diramalkan disebut sistem deterministik . Interaksi antar tiap-tiap bagian dapat dideteksi, sehingga outputnya juga dapat diramalkan. Contohnya      adalah  sistem  komputer.

f.       Sistem Tak Tentu (Probabilistic System ), sistem ini adalah sistem dimana kondisi masa depannya tak dapat diramalkan karena mengandung probabilitas. Contohnya adalah  sistem  manusia

g.      Sistem Tertutup (closed system), sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sebenarnya didunia ini tidak ada sistem yg benar-benar tertutup. Yang ada hanyalah sistem yang secara relatif tertutup (relatively closed system).

h.      Sistem Terbuka (open system), sistem ini kebalikan dari sistem tertutup, karena sistem terbuka adalah sistem yg berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Oleh sebab itu sistem ini harus  mempunyai suatu sistem pengendalian (control system) yang baik, agar yg masuk  hanya pengaruh – pengaruh yang baik saja. Contoh : sistem kebudayaan Indonesia.

4.      Pentingnya sistem perkantoran karena :

a.      Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar.

b.       memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.

c.      Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.

d.     Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting

5.      Manfaat Sistem Dan Prosedur

Sistem Perkantoran yang direncana-kan dengan baik akan bermanfaat:

a.      Kelencaran pekerjaan perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

b.      Pengurangan keterlambatan dan hambatan

c.      Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan

d.     Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha

e.      Kordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi

f.       Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.

6.      Azas-azas umum sistem perkantoran yang baik:

a.      SP yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan

b.      SP yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja

c.      SP menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu

d.     SP menghindari perjalanan mondar mandir yang tidak perlu.

e.      SP memanfaatkan kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja

f.       SP menjaga jumlah karyawan dan perbekalan kertas minimum

g.      SP yang baik menghinari pengecekan yang tidak perlu

h.      SP memanfaatkan sebaikbaiknya mesin-mesin

i.        SP yang baik harus berdasarkan azas kesederhanaan

F.      SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1.      Definisi Sistem Informasi Manajemen

istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.

Sistem Informasi Manajmen Menurut para ahli :

a.      SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)

b.      SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)

c.      SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.

2.      Konsep Dasar Informasi

Terdapat beberapa definisi, antara lain :

d.     Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

e.      Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

f.       Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making)

3.      Fungsi / Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

a.      Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

i.        Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

j.        Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

k.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

l.        Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

m.    Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

n.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

o.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

p.      Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

4.      Siklus Hidup Pengembangan sebuah Sistem Informasi Manajemen

Siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baikmelalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik, siklus itu antara lain :

a.       Mengidentifikasikan masalah, peluang dan tujuan.

b.      Menentukan sarat-sarat informasi.

c.       Menganalisis kebutuhan sistem.

d.      Merancang sistem yang direkomendasikan.

e.       Mengembangkan dan medokumentasikan perangkat lunak.

f.       Menguji dan mempertahankan sistem.

g.      Mengimplementasikan dan mengevaluasikan sistem