BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Perencanaan adalah suatu proses pengembangan
dan pengkoordinasian secara menyeluruh dari apa yang sudah ada sekarang untuk
menjadi lebih baik agar dapat mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan.
Ada empat perencanaan, yaitu untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer
maupun karyawan nonmanajerial, untuk mengurangi ketidakpastian, untuk
meminimalisir pemborosan, dan untuk menetapkan tujuan dan standar yang
digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses
pengontrolan dan pengevalusasian.
Adapun fungsi perencanaan yang dilihat dari empat
aspek, yaitu Kontribusi pada tujuan, keutamaan perencanaan, penembusan
rencana, dan efisiensi perencanaan.
Perencanaan terdiri
dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
Sasaran adalah hal
yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.Sasaran sering
pula disebut tujuan.
Rencana atau plan
adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana
biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting
lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan
frekuensi penggunaannya.
Kegagalan beberapa manajer untuk mengenali berbagai macam rencana
seringkali menyebabkan kesulitan / hambatan dalam membuat perencanaan yang
efektif. Tipe – tipe rencana diklasifikasikan menjadi beberapa macam antara
lain : tujuan atau misi, obyek, strategi, kebijakan, prosedur, peraturan,
program dan dana.
Didalam kebijakan
sering terjadi kesalahpahaman,oleh karena itu,harus dibuat proses manajemen
yang menarik. Contohnya : Memberikan penyediaan, Hiburan, Bekerja diluar
lapangan, dan Penghargaan.
1.2 Tujuan
Penelitian
Berdasarkan
uraian diatas maka tujuan penelitian yaitu:
1.2.1
Untuk mengetahui
definisi Perencanaan.
1.2.2
Untuk mengetahui
elemen-elemen Perencanaan.
1.2.3
Untuk mengetahui
bagaimana Perencanaan di
dalam organisasi.
1.3 Rumusan
Masalah
Pada permasalahan ini kami akan menjabarkan pokok-pokok
pembahasan :
1.3.1
Definisi Perencanaan
1.3.2
Tujuan Perencanaan
1.3.3
Tipe-tipe Perencanaan.
1.4 Metode
Penulisan
1.4.1
Metode
Pengumpulan Data
Dalam
penyusunan makalah ini, kami
berusaha untuk memperoleh data dan informasi dari berbagai sumber dan dalam
proses pencarian data serta informasi, kami menggunakan metode sebagai berikut:
1.4.2
Metode Study
Pustaka
Dalam metode ini, kami mencari informasi di berbagai buku yang ada di
perpustakaan.
1.5
Sistematika Kerja
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakana
1.2 Tujuan Penulis
1.3 Rumusan Maalah
1.4 Metode Penulisan
1.5 Sistematika
Penulisan
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Definisi
Perencanaan
2.2 Tujuan Perencanaan
2.3 Fungsi Perencanaan
2.4 Elemen Perencanaan
2.5 Tipe-tipe Perencanaan
BAB
III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.2 Saran
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Definisi Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses
yang melibatkan penentuan sasaran atau tujuan organisasi, menyusun strategi
yang menyeluruh untuk mencapai sasaran yang ditetapkan, dan mengembangkan
hierarki rencana secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan
kegiatan. Maksud dari perencanaan adalah untuk memberikan arah, mengurangi
dampak perubahan, memperkecil pemborosan, dan untuk menentukan standar yang
digunakan dalam pengendalian (Robbins dan Coulter, 1999, p200).
Perencanaan juga merupakan sebuah
analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam mengembangkan sebuah rencana
kegiatan (Ward, 2002, p69).
Dalam manajemen,
perencanaan adalah proses
mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu,
dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan
proses terpenting dari semua fungsi
manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal
atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan
bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana
formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam
jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota
korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana
itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan
kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Jadi dapat disimpulkan,
perencanaan adalah suatu proses pengembangan dan pengkoordinasian secara menyeluruh
dari apa yang sudah ada sekarang untuk menjadi lebih baik agar dapat
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
2.2
Tujuan
Perencanaan
1.
Untuk
memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan
rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa
mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan
organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja
sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
2.
Untuk
mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa
untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari
perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
3.
Untuk
meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan
dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan
rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang
dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
4.
Untuk
menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi
selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian.
Proses pengevaluasian atau evaluating adalah
proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana,
manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan
adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
2.3
Fungsi perencanaan
Fungsi perencanaan dapat dilihat dari 4 aspek utama:
1.
Kontribusi pada tujuan.
Tujuan semua perencanaan adalah
memfasilitasi perusahaan dalam mencapai semua tujuannya. Merupakan prinsip
utama dalam mencapai tujuan bersama perusahaan.
2.
Keutamaan perencanaan.
Perencanaan adalah perintah yang
berfungsi untuk melakukan eksekusi berjalannya fungsi manajemen. Walaupun
perencanaan juga bersifat aksi, tapi juga bisa menunjang tujuan bersama
perusahaan. Selain itu perencanaan harus dibuat sebelum fungsi manajemen yang
lain. Tentu saja semua fungsi harus juga direncanakan agar berjalan secara
efektif.
Perencanaan dan pengawasan tidak
bisa dipisahkan. Kegiatan yang tidak direncanakan tidak dapat direncanakan,
kontrol mengikuti jalur – jalur yang ada pada perncanaan.
3.
Penembusan rencana.
Perencanaan merupakan fungsi dari
manajer, meskipun karakter dan pelaksanaannya dari perencanaan bermacam – macam
tergantung dengan otoritas dan kebijakan alami serta dibatasi oleh kekuatan.
Hal tersebut secara virtual tidak mungkin untuk membatasi dari lingkupan
pilihan perencanaan.
Pengenalan terhadap penembusan
perencaaan melangkah jauh dalam mengklarifikasi pada bagian dari sejumlah siswa
yang mempelajari ilmu manajemen menuju pembedaan antara pembuatan kebijakan
(penyiapan penuntun untuk berfikir dalam membuat keputusan) dan pekerja
administrasi, atau antara manajer dan pekerja administrasi atau pengawas.
dikarenakan delegasi autoritas atau posisinya dalam organisasi, mungkin
membutuhkan lebih banyak perencanaan atau perencanaan yang lebih penting
dibandingkan yang lain, atau perencanaannya mungkin lebih mendasar dan lebih
aplikatif pada porsi yang luas terhadap perusahaan / swasta dibanding terhadap
yang lain. Bagaimanapun juga, semua rencana manajer - dari presiden hingga
pengawas -. dibatasi oleh prosedur – prosedur garis pandu yang jelas dan tegas.
4.
Efisiensi perencanaan.
Efisiensi terhadap rencana diukur
menurut kontribusi sejumlah rencana terhadap beberapa tujuan dan obyektivitas
sebagai hasil dari pengeluaran biaya dan kosekuensi lain yang diperlukan untuk
merumuskan dan menjalankannya. Konsep
efisiensi ini mempunyai implikasi terhadap rasio normal daripada pemasukan dan
pengeluaran.
Banyak manajer memiliki
berbagai recana yang mungkin tidak efisien jika biaya yang dikeluarkan lebih
besar dari pada hasil yang dicapai. Rencana mungkin juga tidak efisien dalam
mencapai obyek bila membahayakan kepentingan/kepuasan kelompok.
2.4 Elemen perencanaan
Perencanaan terdiri
dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
1. Sasaran.
Sasaran adalah hal
yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.Sasaran sering
pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat
kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi
menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan
sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada
masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan,
laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh
manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan
yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder
perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan
oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan
organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan
utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan
pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak
memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya
menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu
kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai
tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah
orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar
perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan
oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu
luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau
"kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan
sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat
gambar).
Pendekatan kedua
disebut dengan management by objective atau MBO.
Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh
manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan
bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini,
karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat.
Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan
pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga
kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua,
adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa
memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang
bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan
sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
2. Rencana.
Rencana atau plan
adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana
biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting
lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan
frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi
rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana
umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional
adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka
waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana
jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana
dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang
memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara
keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.
Menurut
kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik.
Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines
secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya
untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang
harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel,
namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana
yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai
tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia
juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar,
mengurangi biaya, dan lain-lain.
Terakhir, rencana
dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing.
Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali
saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China
atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing
plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang
termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.
2.5
Tipe – tipe Rencana
Kegagalan beberapa manajer
untuk mengenali berbagai macam rencana seringkali menyebabkan kesulitan /
hambatan dalam membuat perencanaan yang efektif. Tipe – tipe rencana
diklasifikasikan menjadi beberapa macam antara lain : tujuan atau misi, obyek,
strategi, kebijakan, prosedur, peraturan, program dan dana.
1. Tujuan atau Misi
Bila diartikan secara menyeluruh, setiap macam
kelompok organisasi dalam operasinya memiliki setidaknya tujuan atau misi
menurut bidangnya masing – masing. Kadang – kadang sulit dibedakan antara
tujuan dan misi. Adalah nyata bahwa pada beberapa bisnis atau perusahaan sulit
membedakan secara spesifik antara tujuan dan misi. Sangat sulit untuk
mendefinisikan secara jelas tujuan atau misi yang diperlukan dalam usaha
memformulasikan obyek yang direncanakan. Beberapa pebisnis tidak pernah menentukan secara jelas apa tujuan dan misi
bisnis atau organisasi mereka. Kebanyakan para pebisnis kesulitan untuk
menjawab pertanyaan, kita mempunyai bisnis apa dan apa yang seharus nya kita
lakukan
Pendekatan – pendekatan yang benar sangat diperlukan, pertama mereka
menentukan siapakah pelanggan mereka dan apa harapan mereka ? Dasar dari obyek adalah menyelesaikan aktivitas, pada sasaran yang tepat,
pencapaian gol dan penyelesaian misi.
2.
Obyek atau Gol
Obyek tidak hanya penentuan dari titik akhir perencanaan, tetapi juga
tujuan akhir dari pengorganisasian, staff, kepemimpinan dan pengontrolan. Obyek
perusahaan mendasari obyek dari rencana firma, departement mungkin juga
memiliki obyek. Gol yang mereka capai secara alami harus memberikan kontribusi
kepada obyek perusahaan, akan tetapi gol antara perusahaan dan departemen
mungkin berbeda.
3. Strategi
Strategi seringkali merupakan program umum dari aksi dan berimplikasi
terhadap penekanan dan sumber daya untuk mencapai obyek. Antoni mengartikannya
sebagai proses memutuskan / menentukan obyek dari sebuah organisasi, pada
perubahan terhadap beberapa obyek, pada sumber daya untuk mencapai obyek dan
pada kebijakan yang digunakan sebagai perintah, menggunakan dan memindahkan
sumber daya. Chandler mengartikan strategi sebagai determinasi daripada dasar
jangka panjang gol dan obyek perusahaan, serta mengadopsi kursus – kursus aksi
dan penempatan dari sumber daya yang diperlukan untuk mencapai gol.
Tujuan dari strategi adalah menentukan dan mengkomunikasikan, melalui
sistem – sistem tentang tujuan yang utama dari obyek dan kebijakan. Mereka
tidak menentukan garis batasan yang jelas bagaimana perusahaan mencapai obyek.
Tetapi mereka memberikan gambaran kerja yang jelas sebagai pemandu perusahaan
untuk berpikir dan beraksi. Gambaran ini sangat digunakan dalam
pelaksanaan dan penting untuk memandu rencana yang dilakukan.
4. Kebijakan
Kebijakan adalah
suatu aturan tertulis hasil keputusan formal organisasi,yang mengatur nilai
perilaku seluruh komponan dalam organisasi.
Didalam
kebijakan sering terjadi kesalahpahaman,oleh karena itu,harus dibuat proses
manajemen yang menarik.
Contohnya :
a.
Memberikan
penyediaan.
b.
Hiburan.
c.
Bekerja
diluar lap.
d.
Penghargaan.
Tahapan
kebijakan agar menjadi sukses yakni melalui:Presiden(pimpinan) Lingkup
kekuasaan presiden Lingkup manajer.
5. Prosedur
Prosedur adalah
rencana yang digunakan sebagai metode untuk aktivitas yang akan dilakukan
kedepannya.
6. Peraturan
Peraturan adalah
rencana yang digunakan untuk melengkapi aksi/tindakan seperti rencana
lain,pilihan dari alternatif lain.aturan seharusnya dibuat dengan hati-hati
untuk menjalankan kebijakan dan aturan tersebut bersifat mengikat untuk
mencapai suatu tata nilai baru.
7. Program-program
Program-program
adalah tujuan yang rumit, mengawasi, cara-cara,peraturan, memberikan tugas, langkah-langkah
yang dilakukan, respek untuk bekerja, dan kebutuhan elemen lain untuk
mendapatkan jalan keluar dari tindakan.
Jarang
ditemukan program dari banyak kepentingan usaha direncanakan berada pada
dirinya sendiri.Ini biasanya sebuah bagian sistem komplek dari program-program,
bergantung diatas dan mempengaruhi yang lainnya. Saling ketergantungan ini dari bagian-bagian membuat perencanaan sangat
sulit. Hasil dari kemiskinan atau diantara program ketrgantungan jarang
dipisahkan, untuk rencana yaitu sama kuat atau menyambung yang
lemah.Perencanaan kordinasi memaksa luar biasa cepat keahlian managerial.Ini
sesungguhnya penerapan paling susah yang memaksa dari sistem pemikiran dan
tindakan.
8.
Anggaran Belanja/dana
Anggaran
belanja sebagai perencanaan adalah sebuah pernyataan yang dinantikan,hasil
diutamakan pada hubungan-hubungan menurut angka.
Perencanaan anggaran belanja sangat mempertimbangkan pada kecermatan,batas
dari rincian dan cara-cara membangun anggaran belanja. Banyak anggaran belanja
membuat berbeda dengan level-level kemungkinan dari pengeluaran perusahaan,ini
disebut anggaran belanja “faktor tak tetap” atau “mudah dibengkokkan”.
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Dalam manajemen,
perencanaan adalah proses
mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu,
dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.
Perencanaan adalah perintah yang
berfungsi untuk melakukan eksekusi berjalannya fungsi manajemen. Walaupun
perencanaan juga bersifat aksi, tapi juga bisa menunjang tujuan bersama
perusahaan. Selain itu perencanaan harus dibuat sebelum fungsi manajemen yang
lain. Tentu saja semua fungsi harus juga direncanakan agar berjalan secara
efektif.
Perencanaan dan pengawasan tidak
bisa dipisahkan. Kegiatan yang tidak direncanakan tidak dapat direncanakan,
kontrol mengikuti jalur – jalur yang ada pada perncanaan.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana
dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana
jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga
tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu
tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate
time frame.
www.google.com
No comments:
Post a Comment