Korespondensi B.Indo

BAGIAN-BAGIAN SURAT

1.      Kepala Surat

Pada umumnya, organisasi badan hukum, dan perusahaan mempunyai kertas kop surat yang tercetak logo dan nama perusahaan lengkap. Dengan demikian, dalam menyusun surat, mereka dapat langsung menulis alamat, isi surat dan kaki surat. Seperti yang erlihat pada rangkaian surat, kepala surat memuat nama badan/organisasi atau perusahaan, alamat lengkap, nomor telpon, nomor teleks, faksimili, tromol pos, kotak pos, alamat kawat, nama kantor cabang, nama bankir perusahaan, jenis aktivitas ataupun bidang usaha dan lambang atau logo.

Kepala surat bisnis, surat jabatan, atau dinas, umumnya dicetak dibagian tengah atas lembar kertas surat. Meski demikian, tidak ada salahnya jika kepala surat jabatan atau dinas dicetak di sebelah kiri atas, sesuai dengan keinginan artistik perusahaan.

Fungsi Kepala Surat (Kop Surat) yaitu :

a.       Sebagai alat pengenal (Identitas),

b.      Sebagai alat Informasi,

c.       Sebagai iklan, pasa perusahaan-perusahaan tertentu.

2.      Tanggal Surat

Setiap membuat surat sebaiknya selalu diberi tanggal, gunanya untuk mempermudah petunjuk waktu membalas surat dan mempermudah pengingatan kembali serta mengagendakan surat atau isi penerima surat. Penulisan tanggal pada surat tidak semata-mata hanya mencantumkan lambing atau angka tanggalnya saja, akan tetapi harus dirangkaikan secara lengkap bulan dan tahunnya. Pada akhir penulisan tanggal sesudah selesai mengetik angka tahun tidak perlu diberi tanda titik.

Fungsi Tanggal Surat yaitu:

a.       Referensi,

b.      Alat pemberi informasi tentang waktu,

c.       Tanda waktu iklan yang dikeluarkan oleh kantor atau perusahaan.

Contoh:

Benar                                                         Salah

21 Maret 2010                                           21 Maret, 2010

15 Juni 2009                                              15-Juni 2009

8 Agustus 1945                                         8-08-45

3.      Nomor Surat

Setiap surat resmi baik surat dinas pemerintahan maupun swasta, biasanya dilengkapi dengan kode nomor. Kita kenal ada beberapa bentuk penyusunan kode nomor surat. Ada yang menyusun berdasarkan pokok persoalan dengan lambing berupa bilangan atau dengan huruf, ada pula yang menyusun berdasarkan bulan, dan ada yang menyusun berdasarkan inisial dan instansi atau perusahaan yang bersangkutan.

Fungsi Nomor Surat yaitu :

a.       Alat petunjuk bagi petugas filing, administrasi dan kearsipan,

b.      Alat pengukuran kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu,

c.       Sebagai referensi dan petubjuk unit asal surat.

4.      Lampiran

Lampiran pada surat-surat “Dinas Pemerintah” dicetak serangkai dengan nomor, lampiran dan perihal atas bgian alamat. Lain halnya pada surat niaga, lampiran diletakan sesudah nama dan jabatan penandatangan surat. Untuk surat resmi dinas pemerintah cukup disebutkan berapa lembar yang diikut sertakan dalam surat tersebut. Sedangkan untuk surat-surat niaga pada umumnya semua yang dilampikan disebutkan satu persatu sebagaimana yang akan dikirim.

Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.

5.      Hal atau Perihal

Hal atau perihal merupakan kesimulan pkok dan isi surat. Dalam meletakan posisi atau kedudukan perihal atau hal pada surat, hal ini dipengaruhi oleh bentuk surat itu sendiri sehubungan posisi letaknya.

Fungsi Hal sebagai pemberi informasi oleh siapa surat tersebut dibuat atau diketik, ataupun dikonsep dan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjdi kekeliruan.

6.      Alamat Dalam

Alamat surat terdiri dari alamat luar untuk sampulnya dan alamat dalam surat itu sendiri. Penulisan alamat tersebut harus lengkap dan jelas. Bentuk penyusunan pada pengetikannya di dalam alamat surat dipengaruhi pula oleh bentuk surat itu sendiri dan begitu pula pada sampulnya serta penggolongan surat.

Alamat dalam berfungsi sebagai :

a.       Sebagai petunjuk bagi petugas filing, administrasi  dan kearsipan

b.      Sebagai petunjuk alamat luar pada amplop.

7.      Salam Pembuka

Salam Pembuka berfungsi sebagai salam penghormatan dan pertanda bahwa pembicaraan pada isi surat akan dimulai. Dalam surat berbangsa indonesia, kata-kata yang dipakai sebagai salam pembuka umumnya berbunyi :

§      Dengan hormat,

§      Assalamu’alaikum Wr. Wb.,

§      Salam bahagia,

§      Sahabatku yang terbaik,

§      Tuan/Tuan-tuan yang terhormat,

§      Dan sebagainya.

8.      Pembukaan Surat

Pembuka Surat berfungsi sebagai pengantar pada isi surat. Tujuannya agar si penerima mengetahui alasan surat tersebut. Mskipun kelihatannya mudah, namun masih banyak yang salah menggunakan kalimat pembuka.

Contoh-contoh bentuk kalimat pembuka surat :

Dengan surat ini kami. . . .

Membalas surat Saudara tanggal . . .. No. . . dengan ini kami. . . .

9.      Isi Surat

Isi Surat merupakan uraian tentang maksud pembuatan surat atau Perihal atau Hal. Isi surat adalah masalah pokok yang hendak dikemukakan oleh si pembuat surat. Isi surat harus ditulis dengan jelas, tidak bertele-tele, dan harus sama dengan apa yang dinyatakan dalam perihal atau Hal. Bila pokok pikiran yang hendak dikemukakan ada dua atau lebih, sebaiknya masing-masing pokok pikiran tersebut dituliskan dengan alinea tersendiri.

10.  Penutup Surat

Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat hendaknya penutup isi surat ditulis secara singkat dan jelas.

Contoh :

Atas perhatian dan bantuan Bapa, kami ucapkan terima kasih.

11.  Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai dan surat siap untuk ditanda tangani. Disamping itu, salam penutup juga berfungsi sebagai salam basa-basi atau penghormatan.

Contoh :

☺    Wassalam

☺    Salam Kami

☺    Teriring salam dan doa

☺    Hormat kami,

12.  Nama Instansi

Bentuk dan penyusunan dan pengetikan nama perusahaan atau instansi disesuaikan dengan bentuk surat yang digunakan dan diketik dengan huruf Kapital.

Contoh:

Hormat kami,

PT SUMBER REJEKI

13.  Tanda Tangan

Tanda tangan berfungsi menyatakan identitas penanggung jawab surat dan sebagai petunjuk bahwa surat itu bersifat resmi dan siap dikirimkan karena sudah ditanda tangani.

Contoh :

Hormat kami,

PT.MAESTRO BHAKTI

Tanda tangan

Wahyudi

Direktur

14.  Nama yang menandatangani

Nama yang bertanggu jawab terhadap surat tersebut maka hendaknya dicantumkan dengan jelas pada awal kalimat tersebut huruf capital dan akhir nama tidak diberi titik kecuali singkatan nama atau jabatan.

15.  Jabatan

Nama Jabatan perlu dicantumkan agar mengetahui siapa yang mengirim surat tersebut dan siapa yang berhak atas surat yang dibutuhkan.

Contoh:

Herman Sanjoyo

Direktur Utama

16.  Tembusan

Tembusan atau tindasan dibuat apabila surat itu ditunjukan kepada pihak lain yang berhubungan atau berkepentingan dengan isi surat, pembuat surat cukup menyebutkan berapa tembusan yang diikutsertakan dalam surat.

Contoh:

Tembusan

Departemen Agama

Wali Kota

Direktur Jendral

17.  Inisial

Dengan adanya inisial akan lbih mudah kita mengetahui siapa pengetik dan penandatangan surat tersebut.

Contoh :

Bila surat tersebut diketik oleh Yuhana Arisandi (Inisial YA) dan ditandatangani oleh Felix Tampubolon (FT) maka penulisan Inisial dalam surat adalah YA/FT.

Dalam surat resmi dinas pemerintahan, penulisan inisial tidak diperlukan. Surat tersebut cukup diparaf oleh pengonsep surat pada konsepnya saja, sedangkan bentuk asli dan tindasannya tidak perlu diparaf.

Soal Latihan

Pilihan Ganda

1. Di bawah ini adalah fungsi kop surat (kepala surat), kecuali….
1. Sebagai alat pengenal
2. Sebagai alat informasi
3. Sebagai iklan pada perusahaan tertentu
4. Sebagai lampiran
2. Alat pemberi informasi tentang waktu, termasuk salah satu fungsi….
1. Kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
3. Dibawah ini termasuk kata-kata salam pembuka, kecuali….
1. Dengan hormat,
2. Assalamualaikum, wr. wb.
3. Salam bahagia,
4. Hai, apa kabar,
4. Dibawah ini yang bukan termasuk kalimat pembuka adalah….
1. Dengan ini kami beritahukan bahwa,
2. Dengan ini kami minta tuan,
3. Bersama surat ini saya nyatakan,
4. Bersama ini kami sampaikan kepada saudara,

5. Dibawah ini fungsi surat adalah….
1. Sebagai pengurai materi pokok dan subjek lainnya
2. Sebagai tanda pembicaraan selesai
3. Sebagai referensi
4. Sebagai tanda pembicara dalam surat akan dimulai

6. Dibawah ini beberapa contoh kalimat penutup, kecuali….
1. Atas perhatian saudara kami ucapkan banyak terima kasih.
2. Kami menunggu kabar dari Tuan. Terima kasih.
3. Sambil menunggu balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
4. Demikinlah agar maklum hendaknya.
7. Petunjuk bagi penerima surat termasuk fungsi….
1. Alamat surat
2. Isi surat
3. Tembusan
4. Perihal
8. Dibawah ini contoh dari tanggal surat yang benar adalah….
1. 21 November, 2008
2. 12 – Juni 2008
3. 8 Agustus 2008
4. 8-08-08
9. Masalah pokok yang hendak dikemukakan oleh si pembuat surat disebut….
1. Kalimat pembuka
2. Isi surat
3. Kalimat penutup
4. Singkatan (inisial)
10. Beberapa fungsi perihal dibawah ini kecuali….
1. Sebagai referensi
2. Sebagai petunjuk alamat luar pada amplop
3. Sebagai petunjuk tentang intisari dari isi surat
4. Sebagai petunjuk bagi petugas filing, administrasi dan kearsipan

Essay

1. Sebutkan beberapa fungsi surat ?

Jawab:      Sebagai wakil dari penulis dan pengirimnya, sebagai urusan organisasi atau instansi yang bersangkutan, sebagai bukti tertulis dalam berbagai perjanjian dan kegiatan, sebagai bukti histories dalam berbagai kegiatan masa lampau, sebagai pedoman untuk melanjutkan usaha dan hubungan kerja sama dan alat pengingat masa lampau.

2. Apa yang dimaksud dengan bentuk surat ?

Jawab:      Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat

3. Apa yang dimaksud dengan surat ?

Jawab:      Surat adalah merupakan salah satu alat tata hubungan untuk menyampaikan suatu perasaan baik pribadi, badan maupun organisasi kepada pihak lain secara tertulis.

4. Sebutkan faktor-faktor surat yang memudahkan manusia berkomunikasi !

Jawab:      1. biaya relatif rendah,

        2. orang dapat berkomunikasi sesuai dengan kehendaknya secara  lengkap,

                    3. surat dapat diarsipkan sebagai bukti hitam diatas putih.

5. Sebutkan jenis-jenis surat berdasarkan keamanan isi surat !

Jawab:      1. surat sangat rahasia

                    2. surat rahasia

                    3. surat konsfidensial

                    4. surat biasa