Komputer

A.   PENDAHULUAN

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah. Excel juga sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi. Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet. Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini.

B.    MENGENAL ISI MICROSOFT EXCEL

Mari kita identifikasi bagian bagian penting dari area buku kerja microsoft excel tersebut sebagai berikut:

Catatan gambar:

Gambar diatas adalah tampilan buku kerja Exel 2003, bagi anda yang sudah memiliki Exel 2007 tidak perlu ragu karena perbedaanya hanya pada tampilan Menu Bar dan Tool Bar saja

Menu Bar dapat disamakan dengan Baris Tab, sedangkan Tool Bar dapat disamakan dengan Group pada exel 2007

Penjelasan Gambar:

1.      Tabulasi:

Adalah baris yang menampilkan lembar kerja.

Buku kerja baru, secara defoult terdiri dari 3 lembar kerja (Sheet) namun dapat ditambah jika diperlukan. Lembar kerja yang sedang aktif adalah Sheet yang warnanya lebih gelap.

Agar lebih mudah dalam pemahaman, anda bayangkan saja Workbook itu sebuah buku tulis, dimana setiap buku terdiri dari beberapa halaman untuk menulis. Kita dapat menulis dihalaman pertama (sheet 1), halaman 2 ( sheet 2 ), halaman 3 ( sheet 3 ) dan seterusnya.

Bukunya disebut Workbook dan halaman – halamannya disebut Sheet, dan halaman aktif yang sedang atau akan ditulisi disebut dengan lembar kerja (Worksheet)

2.      Lembar kerja:

Adalah tempat kita menulis atau beraktifitas dengan microsoft excel.

Setiap lembar kerja (Worksheet ), terdiri dari 256 kolom dan 65536 baris. Kolom diwakili oleh huruf, A, B, C, D ……sampai IV, sedangkan baris diwakili oleh angka 1, 2, 3,…. sampai 65536.

3.      Name Box :

Adalah tempat menampilkan nama cell yang sedang aktif, terlihat nama cell yang aktif adalah A1. Cell adalah perpotongan antara baris dan kolom , diberi nama menurut nama kolom dan namor baris pada lokasinya.

Contohnya Cell A1, berarti cell tersebut terletak pada perpotongan antara kolom A dan baris 1.

4.      Pointer:

Range adalah sekumpulan cell yang berdekatan yang berbentuk persegi panjang. Pointer berbentuk persegi panjang yang pinggirnya bergaris tebal.

5.      Indikator Formula;

Adalah tempat untuk melihat apa yang diketikkan pada suatu Cell. Melalui Indikator Formula ini kita juga dapat mengedit apa yang telah diketikkan pada cell yang aktif tersebut. Indikator Formula akan kosong apabila Cell atau pointer berada dalam keadaan kosong .

6.      Control Menu:

Biasa juga disebut baris judul, menampilkan proggram yang sedang aktif. Terlihat program yang sedang aktif adalah Microsoft Excel

7.      Title Bar:

Menampilkan nama dokumen/ file yang sedang aktif. Terlihat dokumen yang aktif pada gambar adalah Book 1. Nama Bok 1 ini akan muncul secara otomatis pada saat kita mengaktifkan microsoft Excel pertama kali dan jika dokumen ini disimpan dengan nama lain, maka pada title bar akan muncul nama dokumen/ file yang disimpan tersebut.

8.      Menu Bar:

Adalah baris menu yang berisi nama nama menu yang dimiliki oleh Microsoft excel.

9.      Tool Bar:

Adalah baris tools yang berisi perintah perintah yang dapat digunakan secara lansung. Perintah perintah tersebut ditampilkan dengan lambang lambang (icon)

10.  Status Bar :

Adalah baris dokumen dokumen yang pernah diaktifkan, dengan mengklik dokumen tersebut anda akan berpindah dari dokumen yang satu ke dokumen yang lainnya

11.  Scroll Bar ;

Adalah tempat kita mengulung lembar kerja. Scroll bar sebelah kanan untuk mengulung lembar kerja ke atas atau ke bawah, sedang scrollbar yang berada di bawah yaitu di sebelah kanan Tabulasi, untuk menggulung lembar kerja ke kiri atau ke kanan.

C.   MENGAKTIFKAN ATAU MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

1.     Mengaktifkan Microsof Excel

Untuk bisa bekerja dengan microsoft excel, langkah pertama yang harus anda lakukan adalah mengaktifkan program microsoft excel tersebut. Adapun caranya adalah sbb:

Apabila pada desktop komputer anda terdapat shortcard Microsoft Excel, yaitu icon berlambang huruf X

a.       Double klick shortcart Excel tersebut

                               atau

b.      Klick kanan shortcart Excel tersebut

c.       Pilih perintah Open

Apabila pada destop computer anda tidak terdapat shortcard Microsoft Excel, berkemungkinan shortkard tersebut terdapat pada halaman Start, lakukan langkah berikut:

1)      Klik tombol ”Start”

2)      Klick shortcart Excel tersebut

Apabila pada halaman Start juga tidak ditemukan shortcard exel, lakukan langkah berikut:

a)      Klik tombol ”Start”

b)      Pilih All Program

c)      Pilih Microsoft Ofice

d)     Pilih Microsoft Ofice Exel

Selanjutnya program Microsoft excel diaktifkan sekaligus ditampilkan buku kerja baru.

2.      Menutup Microsoft Excel:

Apabila anda ingin mengakhiri kegiatan dan ingin menutup program, caranya adalah Sebai berikut :

a.       Klik tombol Cloce ( tanda silang merah yang ada di sudut kanan atas buku kerja) . Jika buku kerja itu belum anda simpan mungkin karena lupa, maka akan dimunculkan dialog yang mempertanyakan apakah dokumen ini akan disimpan atau tidak

b.      Untuk sementara ini pilih No, namun lain waktu jika anda sudah melakukan aktivitas pada buku kerja anda, anda dapat memilih Yes dan pekerjaan anda akan disimpan.

3.     Perintah-Perintah pada Microsoft Excel

Untuk mengoperasikan Microsof Excel, seftware ini telah menyediakan banyak sekali fasilitas berupa perintah perintah. Perintah perintah tersebut dikelompokkan berdasarkan fungsinya secara umum yang biasa kita sebut dengan Menu atau Tab (pada excel 2007).

Selanjutnya guna memudahkan pengguna, perintah perintah tersebut ditampilkan berdasarkan kelompok perintah untuk keperluan tertentu. Baris perintah ini biasa juga disebut dengan Toolbar atau Group (excel 2007). Misalnya toolbar Formating, berisi perintah perintah untuk keperluan memformat tex atau angka.

Sebagian besar dari perintah perintah tersebut ditampilkan dalam bentuk lambang atau icon, dengan demikian anda tinggal klik icon nya dan perintah lansung di jalankan atau di eksekusi sehingga sangat membantu dalam kecepatan pengoperasian software.

Tidak semua perintah ditampilkan di buku kerja, namun perintah perintah yang tersembunyi dengan mudah dapat ditampilkan jika anda butuhkan atau disembunyikan kembali.

D.    WordArt, ClipArt, Grafik

1.      Membuat Diagram atau Grafik

Untuk membuat diagram data seperti pada contoh dibawah, klik Insert > Picture > Chart kemudian ganti nilai sesuai yang dihendaki.

Untuk mengubah tipe diagram, klik Chart -> Chart Type sehingga muncul kotak dialog Chart Type seperti gambar dibawah. Pada kotak tersebut pilihlah tipe diagram yang dihendaki, kemudian klik tab OK.

2.      Menyisipkan Gambar (Clip Art)

Dalam Ms excel, gambar juga dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan dapat berupa file gambar atau kumpulan gambar (clip art) yang telah disediakan program Ms Excel. Untuk menyisipkannya, klik menu Insert > Picture >  Clip Art.  Pada bagian Search for di Task Pane, ketikkan kata petunjuk yang berkaitan dengan gambar, contohnya animals. Maka akan didapat hasil gambar seperti pada contoh di bawah ini:

3.      Menyisipkan WordArt

Teks yang dibuat dengan WordArt akan tampak lebih bervariasi. Salah satu contoh penggunaan WordArt adalah di bawah ini:

Cara membuatnya adalah klik atau dapat juga klik menu Insert > Picture > WordArt sehingga muncul WordArt Gallery. Pilih kreasi teks sesuai keinginan kemudian ketikkan teks.

E.     Mengenal fungsi-fungsi dalam microsoft excel

Fungsi adalah suatu rumus dalam excel yang sudah teridentifikasi untuk suatu perhitungan secara otomatis semua fungsi dalam excel di tulis dengan awalan =. Namun tanda = tidak ditulis jika fungsi tersebut tersarang (nested) misalnya fungsi = Vlookup (left(A7,1),table,3)

Penggunaan fungsi bertujuan untuk memperingkas dari penulisan suatu rumus dengan maksud yang sama. Bentuk umu fungsi dalam excel adalah terdiri dari tanda = yang diikuti oleh fungsi dan argumennya argumen dapat berupa angka, teks atau label alamat sel atau range dan rumus atau fungsi lainya.

1.      Fungsi – Fungsi Statistik

Fungsi-fungsi yang termasuk ke dalam kategori statistika adalah sebagai berikut :

a.    SUM(…)

Fungsinya              : Untuk melakukan penjumlahan

Bentuk umum       : =SUM(range sel)

Contoh                   : Misalkan  kita  akan  menjumlahkan  dari sel H5 sampai sel H15

Penulisan               : =SUM(H5:H15)

b.    AVERAGE(…)

Fungsinya                  : Untuk mencari nilai rata-rata

Bentuk umum            : =AVERAGE (range sel)

Contoh                        : Misalkan  kita  ingin  mengetahui nilai rata-rata dari sel A11

                               sampai A17

     Penulisan                    : =AVERAGE(A11:A17)

c.    MAX(…)

Fungsinya                  : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)

Bentuk umum            : =MAX(range sel)

Contoh                       : Misalkan kita ingin  menetukan nilai terbesar dari sederetan

                              sel yang berada di sel F1 sampai sel F17

     Penulisan                   : =MAX(F1:F17)

d.    MIN(…)

Fungsinya                  : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)

Bentuk umum            : =MIN(range sel)

Contoh                        : Misalkan kita ingin  menentukan nilai terkecil dari sederetan

                                            sel yang berada di sel F1 sampai sel F17

     Penulisan                   : =MIN(F1:F17)

e.    COUNT(…)

Fungsinya              : Untuk melakukan counter.

Bentuk umum       : =COUNT(range sel)

Contoh                   : Misalkan  kita   akan   menghitung   jumlah  pegawai   yang     

                                     berada di sel B5 sampai sel B15

     Penulisan               : =COUNT(B5:B15)

f.     COUNTA ( Range )

Fungsinya              : Mencari Jumlah data angka atau teks dalam range.

Rumus                   : =COUNT (Range)

g.    COUNTIF

Fungsinya              : Untuk menghitung jumlah data dengan kriteria tertentu.

Rumus                   : =COUNTIF(Range : Kriteria)

h.    COUNTBLANK

Fungsinya              : Untuk menghitung jumlah cell yang kosong (tidak berisi data)

Rumus                   : =COUNTBLANK (Range)

i.      MEDIAN

Fungsinya              : Untuk mencari Median (nilai tengah) dari sejumlah angka.

Rumus                   : =MEDIAN (Range)

j.      SUMIF

Fungsinya              : Untuk menjumlahkan range dengan kriteria tertentu

Rumus                   : =SUMIF (Range Kode; Kriteria; Range akan dijumlah)

2.      Fungsi – Fungsi Logika

Fungsi logika hanya terdiri dari 6 fungsi, antara lain : IF, OR, AND, NOT, TRUE dan FALSE. Sebelum kita membahas semua fungsi tersebut terlebih dahulu kita harus mengerti operator logika.

Operator	Arti	Contoh
=	Sama dengan	A1=B1
<	Lebih kecil dari	A1<B1
<=	Lebih kecil atau sama dengan	A1<=B1
>	Lebih besar dari	A1>B1
>=	Lebih besar atau sama dengan	A1>=B1
<>	Tidak sama dengan	A1<>B1
&	Menggabungkan dua buah nilai	A1&B1=Green Day, Jika A1=Green dan B1=Day

a.       AND

( ekspresi logika A, ekspresi logika B,…..)
fungsinya               : Akan memberikan hasil True jika semua argumen yanga ada adalah benar (TRUE) dan memberikan nilai False jika salah satu saja dari argumen bernilai salah (FALSE).

Rumus                   : =AND (Perbandingan 1; Perbandingan 2;...)

b.       OR

(ekspresi logika A, ekspresi logika B,….)
Fungsinya              : Akan memberikan hasil True jika salah satu dari argumen yang ada bernilai bernilai True dan memberikan nilai False Jika tidak ada satupun dari argumen itu yang ada benar (True).

Rumus                   : =OR(Perbandingan1;Perbandingan2;...)

c.       NOT

( ekpresi logika )
fungsinya               : Akan memberikan nilai kebalikan dari argumen yang ada bila argumen bernilai true maka hasil dari fungsi ini adalah False sebaliknya jika nilai dari argumen bernilai False maka hasilnya adalah True.

Rumus                   : =NOT(Perbandingan)

d.      IF(…;…;…)

Fungsinya                  : Untuk  mengecek  apakah  nilai  yang kita gunakan sebagai

                           Kunci benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)

      Bentuk umum           : =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)

      Contoh                      : Misalkan  kita akan  membandingkan nilai di suatu sel yang

                                         berada  di  sel  F17,  tentang kriteria siswa dinyatakan lulus

                                          atau gagal dengan ketentuan sbb.

                             Jika  nilai   rata-rata  siswa  lebih  besar  sama  dengan  60,

                                         maka siswa dinyatakan LULUS, dan sebaliknya.

      Penulisan                   : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)

                                           artinya  jika kolom  F17 lebih besar sama dengan 60, maka

                                           LULUS, jika kurang dari 60, maka GAGAL

Keterangan :

Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maka kerjakan Value_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false

e.    TRUE

Fungsinya             : Untuk menghasilkan nilai logika TRUE

Rumus                   : =TRUE ( )

f.     FALSE

Fungsinya             : Untuk nilai logika FALSE

Rumus                   : =FALSE

3.      Fungsi – Fungsi String

a.    LEFT(…;…)

Fungsinya                  : Untuk   mengambil   teks   sejumlah  karakter  tertentu  dari

                           sebuah kiri.

                    Bentuk umum               : =LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)

     Contoh                       : Misal  kita  akan  mengambil  karakter  yang  ada di sel F17

                              (Februari) sebanyak 3 huruf

    Penulisan                   : =LEFT(F17;3) à hasilnya Feb

b.    RIGHT(…;…)

Fungsinya                  : Untuk   mengambil   teks   sejumlah  karakter  tertentu  dari

                                          sebuah kanan.

     Bentuk umum            : =RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)

     Contoh                       : Misal  kita  akan  mengambil  karakter  yang  ada di sel F17

                              (Februari) sebanyak 3 huruf

     Penulisan                  : =RIGHT(F17;3) à hasilnya ari

c.    MID(…;…;…)

Fungsinya                  : Untuk   mengambil  teks  dari  kedudukan  tertentu  dengan

                                          sejumlah karakter tertentu.

 Bentuk umum             : =MID(teks; start_number; number_char)

     Contoh                        : Misal  kita  akan  mengambil  karakter  baru yang ada di sel

                               F17 (Februari)

     Penulisan                   : =MID(F17:3:3)

d.    LEN ( karakter )

Fungsinya              : Akan menghasilkan jumlah / panjang dari karakter  termasuk spasi.

      Rumus                   : =LEN (Cell)

e.     UPPER ( Karakter )

Fungsinya              : Akan mengubah data teks dari huruf kecil ke huruf besar.

      Rumus                   : =UPPER(Cell)

f.     LOWER ( Karakter )

Fungsinya              : Akan mengubah data teks dari huruf besar ke huruf kecil.

      Rumus                   : =LOWER(Cell)

g.    PROPER

Fungsinya              : untuk mengambil karakter dari bagian kanan suatu teks.

      Rumus                   : =proper(Cell)

h.    CONCATENATE

Fungsinya              : untuk menggabungkan 2 teks menjadi 1 teks.

      Rumus                   : =CONCATENATE(Cell 1;Cell2)

i.      VALUE

Fungsinya              : untuk mengubah string (teks) menjadi numerik (angka)

      Rumus                   : =VALUE(Cell)

4.      Fungsi – Fungsi Tanggal Dan Waktu

Fungsi-fungsi tanggal dan waktu adalah fungsi-fungsi untuk mengakses Tanggal dan Jam. Fungsi ini terdiri atas :

a.    DATE(Year,Month,Date)

Fungsinya                  : Untuk menghitung jumlah hari.

Rumus                        : DATE (Thn;Bln;Tgl)

Contoh                        : =DATE(73,8,11) à 26887 hari

b.    DAY ( data tanggal)

Fungsinya              : Akan menghasilakan angka tanggal dari suatu dat tanggal.

Rumus                  : =DAY (Tanggal Berupa Teks)

Contoh                 : =DAY(“4-OKT-2002”)

Maka keluaran yang dihasilkan adalah 4. Jika yang keluar bukan angka maka formatlah terlebih dahulu dengan format General.

c.    MONTH ( data tanggal )
Fungsinya             : Akan menghasilakan angka bulan dari suatu data tanggal.

  Rumus                             : =MONTH (“6-OKT-2002)

 Maka yang keluar yang dihasilkan adalah 10. Jika yang keluaar bukan angka maka formatlah terlebih dahulu dengan format General.

d.    YEAR ( data tanggal )
Fungsinya                    : Akan menghasilakan angka tahun dari suatu dat tangga.l

e.    TIME (jam , Menit, detik)
Fungsinya                    : Akan menampilkan angka seri dari suatu data jam.

f.     HOUR (data jam)
Fungsinya                    : Akan menampilkan angka jam dari suatu data jam.

g.    MINUTE (data jam)
Fungsinya                    : Akan menampilkan angka menit dari suatu data jam.

h.    SECOND (data jam)
Fungsinya                    : Akan menampilkan angka Detik dari suatu data jam.

5.      Fungsi Pembacan Tabel

Dalam excel juga menyediakan fungsi untuk membaca tabel berdasrkan offset baris dan offset kolom. Offset baris menyatakan posisi baris dalam suatu tabel sedangkan offset kolom menyatakan posisi kolom dalam suatu tabel perhitungan offset di mulai dari angka 1 untuk menyatakan baris atau kolom pertama dalam range table.

a.    VLOOKUP

Fungsinya                  : Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal

Bentuk umum             : =VLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num;

                                      Range_lookup)

b.    HLOOKUP

Fungsinya                  : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal

Bentuk umum            : =HLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num;

                                Range_lookup)