Kamus Adm

Administrasi Kearsipan                 : Suatu Proses kegiatan pengaturan arsip dengan memoergunakan sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali.

Almari Data Safe                           : Lemari untuk menyimpan arsip-arsip dalam bentuk pita atau piringan.

Almari Microfilm Safe                   : Lemari khusus untuk menyimpan arsip-arsip dalam bentuk microfilm.

Alphabetis filing                             : Sistem penyimpanan arsip menurut system abjad.

Archival Information Package      : Paket informasi pengarsipan yang merupakan komponen penting dari sisi pandang Open Archival Information System sebagai sistem yang harus melestarikan materi digital agar dapat dimanfaatkan selama mungkin.

Archivist                                        : Ahli arsip yang bertanggung jawab terhadap kegiatan kearsipan statis yang berkaitan dengan penilaian arsip.

Arsip                                              : Wujud atau bentuk barang atau bendanya yang berupa naskah-naskah, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok.

Arsip Aktif                                    : Arsip-arsip yang sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

Arsip Dinamis                               : Arsip yang dipergunakan secara langsung untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

Arsip Inaktif                                  : Arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

Arsip Nasional                               : Lembaga kearsipan yang tugasnya antara lain menyimpan, memelihara, meraat, mengolah, dan menyediakan arip statis bagi pemerintah dan masyarakat luas yang diserahkan kepadanya dari lembaga pemerintahan atau swasta.

Arsip Semi Aktif                           : Arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun.

Arsip Statis                                    : Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi sehari-hari.

Badan Kearsipan                           : Instansi yang bertugas menyimpan dan memelihara arsip.

Berkas                                           : Himpunan dokumen atau arsip yang isinya saling berkaitan sehingga membentuk satu kesatuan informasi yang utuh dan diatur berdasarkan suatu sistem pemberkasan yang sama.

Box File                                         : Kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat.

Buku Arsip                                    : Buku yang dipergunakan untuk mencatat semua arsip-arsip yang akan disimpan.

Caption                                          : Warkat-warkat yang sudah diberi judul.

Card Catalog                                : Daftar catalog dalam bentuk kartu.

Card Index                                    : Alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditari keluar memanjang.

Case File                                       : Berjas-berkas transaksi.

Chronological Filing                     : Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal.

Computer Records                        : Suatu ungkapan yang dipergunakan untuk menggambarkan tingkat perkembangan mutakhir dalam manajemen kearsipan.

Daftar Indeks                                : Suatu daftar yang memuat perincian pokok masalah dari suatu instansi yang disusun berdasarkan urutan abjad saja.

Dewey Decimal Classification      : Salah satu sistem klasifikasi yang berdasarkan subyeknya, yang banyak dipergunakan di perpustakaan sekolah diseluruh dunia.

Dokumen                                       : Warkat-warkat yang sudah tidak aktif digunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi organisasi, tetapi masih diperlukan sebagai bahan pertanggung jawaban, bahan penelitian, dan sebagai bukti tertulis.

Dokumen Corporal                       : Dokumen yang mempunyai nilai sejarah, biasanya dokumen ini merupakan koleksi Museum.

Dokumen Literal                           : Dokumen tercetak, tertulis atau dalm bentuk rekaman dan gambar , dokumen ini biasanya merupakan koleksi perpustakaan.

Dokumen Privat                            : Dokumen yang dimiliki oleh suatu organisasi atau lembaga.

Dokumentary Handeling                : Pekerjaan, aksi, transaksi dokumen.

Dokumentary Value                      : Nilai Dokument.

Ekspeditor                                     : Pegawai kearsipan yang bertugas mengatur pengiriman surat-surat yang akan dikirim.

 Filing                                             : Proses kegiatan menata, menyusun, mengatur, dan menyimpan arsip berdasarkan sistem pemberkasan tertentu dengan tipe, tujuan , dan kegunaan berkas.

Filing Cabinat                               : Alat kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakan secara Vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas atau asip.

Filing Sistem Numerik Agenda : Tata cara penyimpanan Arsip dengan mempergunakan nomor agenda surat masuk atau keluar sebagai pedoman penyusunannya.

Filing System                                 : Suatu system yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip, sehingga arsip-arsip dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Foregn File                                   : Kelompok surat-surat luar negeri yang terjadi karena surat menyurat satu organisasi dengan perseorangan.

 Geographical Filing                      : Sistem penyimpanan arsip menurut Wilayah.

Guide                                             : Lembar kertas tebal atau kartun manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

Important Archives                        : Arsip yang mempunyai nilai hokum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya.

Index                                              : Tanda pengenal dokumen, merupakan alat bantu utama untuk menentukan tempat penyimpanan dokumen atau arsip.

Intermediate Records Storage       : Pusat penyimpanan Arsip inaktif pada suatu organisasi.

Inventarisasi Arsip                        : Salah satu kegiatan dalam rangka upaya penyusunan Jadwal Retensi Arsip, yaitu pendataan atau pencatatan arsip yang ada pada seluruh organisasi.

Inventarisasi Bahan Pustaka         : Pencatatan bahan-bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan.

Jadwal Retensi Arsip                    : Suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan arsip (retensi) dan penetapan simpan permanen atau musnah.

 Kartu Indeks                                 : Sebagai alat bantu dalam menemukan kenbali arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Katalog Berkas                              : Salah satu bentuk katalog yang bisa dibuat dari kertas manila atau kertas biasa.

Katalog Buku                                : Salah satu bentuk catalog tercetak yang berbentuk buku.

Katalogisasi                                   : Suatu daftar yang berisi keterangan-keterangn yang lengkap dari suatu buku-buku koleksi, dokumen-dokumen atau ban-bahan pustaka lainnya.

Kereta Buku                                  : Salah satu alat untuk mengangkat buku-buku yang dikembalikan murid-murid.

Kode Alphanumeric                      : Merupakan kode kearsipan yang terbaik, mudah diketit, mudah diingat, dan mudah pemakaiannya.

Klasifikasi Arsip                            : Penggolongan serta perincian masalah secar logis yang sistematis yang digunakan sebagai dasar penataan berkas.

Klasifikasi Buku                            : Suatu proses memilih mengelompokkan buku-buku perpustakaan sekolah atau bahan pustaka lainnya atas dasar tertentu serta diletakannya bersama-sama.

Label Buku                                    : Nomor penempatan buku yang berisikan nomor klasifikasi dan label buku.

Laminating Arsip                          : Menutup kertas arsip diantara dua lembar plastic sehingga arsip itu terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara, dan serangga-serangga atau perusak arsip.

Lemari Katalog                             : Disebut juga cabinet katalog digunakan untuk menyimpan kartu catalog.

 Mail Handling                               :  Pengelolaan urat masuk dan surat keluar, bukan saja menerima dan mendistribusikan surat, tetapi juga menyalurkan surat-surat Intern.

Manajemen Kearsipan                   : Bidang manajemen administrasi umum yang berkaitan dengan pencapaian efisien dan penghematan di dalam tahap penciptaan arsip, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip.

Microfilm                                       : Suatu alat untuk pembuatan salinan fotografis dalam bentuk yang lebih kecil.

Nilai Guna Administrasi               : Arsip yang mengandung informasi tentang kebijakan prosedur yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan organisasi.

Nilai Guna Fiskal                          : Arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. Atau arsip yang berkaitan dengan transaksi keuangan.

Nilai Guna Hukum                        : Arsip yang mengandung informasi tentang hak dan kewajiban pemerintah atau warga Negara.

Nilai Guna Ilmiah                          : Arsip yang mengandung data tehknis sebagai hasil penelitian murni atau terapan.

Nilai Infornasional                        : Nilai informasi yang terkandung dalam arsip sebagai hasil pelaksanaan fungsi organisasi.

Nilai Kebuktian                             :Arsip yang mengandung keterangan yang menjelaskan tentang bukti-bukti keberadaan suatu organisasi beserta fungsi-fungsinya.

Nilai Primer                                   : Nilai kegunaan arsip bagi kepentingan penyelenggaraan pekerjaan organisasi atau nilai kegunaan utama bagi kepentingan manajemen.

Nilai Sekunder                              : Nilai kegunaan arsip untuk kepentingan lain di luar kepentingan manajemen (organisasi).

Numerical Filing                           : Sistem Penyimpanan Arsip menurut Nomor.

Papan Display                               : Suatu papan yang dapat digunakan untuk memamerkan Book Jacket dari buku-buku yang baru dating.

Paper Clip                                     : Penjepit kertas atau arsip.

Paper Shredder Machine              : Mesin penghancur kertas atau arsip.

Pemeliharaan Arsip                       : Suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi, mengambil langkah-langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya.

Pemindahan Arsip                         : Salah satu kegiatan dari upaya pengurangan arsip, dengan memindahkan arsip inaktif dari unit kerja atau file aktif ke Pusat Penyimpanan Arsip atau file inaktif.

Penilaian Arsip                              : Proses kegiatan menilai arsip dalam rangka untuk menetapkan simpan permanen atau musnah.

Penyerahan Arsip Statis                : Salah satu kegiatan dalam pengurangan Arsip dengan menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional.

Penyusutan Arsip                          : Tindakan pengurangan arsip yang tidak diperlukan lagi bagi manajemen.

Pustaka                                          : Warkat-warkat sejenis yang dikelompokan ke dalam satu kelompok, kemudian dijilid menjadi buku.

Record Disposal                            : Penyusutan Asip.

Record Manager                           : Pejabat yang bertanggung Jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis di dalam suatu Organisasi.

Record Retention Schedule            : Jadwal Retensi Arsip.

Records Center                              : Konsepsi Pusat Arsip.

Records Creation                          : Salah satu dari tahap kehidupan arsip secara keseluruhan.

Restorasi Arsip                              : Memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.

Retrieval System                            : Menentukan cara penemuan arsip.

 Shelving                                         : Penyusutan buku rak.

Sistem Kegunaan Buku                 : Pada sistem ini, buku-buku perpustakaan sekolah dikelompokan atas dasar kegunaannya.

Sistem Numerik Agenda               : Penataan warkat dengan sistem buku agenda.

Sistem Penerbit                             : Buku-buku perpustakaan sekolah dikelompokan atas dasar penerbit buku dan buku-buku yang penerbitnya sama dikelompokan menjadi satu dan ditempatkan pada suatu tempat tertentu.

Slip Tanggal                                  : Berguna untuk membubuhkan tanggal harus dikembalikannya buku agar dapat mengingatkan Si peminjam sewaktu-waktu.

Stopmap Folio                               : Hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan Warkat atau Arsip yang paling luas ukuran Folio (21x34cm).

Subjec Filing                                 : Sistem penyimpanan Arsip menurut pokok masalah.

Tahap Hidup Arsip                        : Siklus hidup arsip dari tahap penciptaan, digunakan sampai dengan tahap istirahat.

Tahap Penggunaan                        : Arsip mulai dipergunakan untuk berbagai kepentingan organisasi dalam rangka pelaksanaan fungsinya.

Temporary Slip                              : Catatan atau keterangan mengenai buku pada selembar kertas yang berukuran ± ¼ Folio.

Transfering Arsip                          : Kegiatan memindahkan arsip-arsip dengan dari arsip aktif kepada arsip inaktif  karena tidak atau jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.

Unit Kearsipan                              : Unit organisasi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis dalam lingkungan suatu organisasi atau perusahaan.

Useful Archives                             : Arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan.

Values For Administrasi                : Nilai-nilai kegunaan Administrasi.

Visible Reference  Record File      : (File yang dapat dilihat) alat yang dapat dipergumakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat yang berisi keterangan-keterangn nama dan alamat yang ditempelkan pada papan atau buku yang dapat dilihat dan dibaca.

Vital Archives                                : Arsip yang bersifat permanen disimpan untuk selama-lamanya.

Warkat                                           : Surat, isi surat atau dokumen.